Starszy specjalista (K/M) [analityk Elektronicznego Obiegu Dokumentów (EOD)] w wymiarze pełnego etatu w Sekcji Optymalizacji Procesów Biuro Strategii i Rozwoju Uczelni

Politechnika Krakowska im. Tadeusza Kościuszki is the employer offering a senior specialist position in the Process Optimization Section of the Strategy and University Development Office.

• Wykształcenie: wyższe
• Staż pracy (udokumentowany) – 5 lat
• Doświadczenie zawodowe na pokrewnym stanowisku: minimum 3 lata
• Znajomość języków obcych – angielski – poziom umożliwiający analizę dokumentacji technicznej i specjalistycznej
• Niezbędne umiejętności lub kwalifikacje zawodowe – znajomość SQL, analiza procesów, analityczne myślenie, automatyzacja procesów

Nice to have:

• Doświadczenie pracy w WEBCON BPS (lub inne narzędzie do budowania procesów workflow)
• Szkolenia lub kursy branżowe z zakresu systemów informatycznych, analizy procesów biznesowych oraz podstaw bezpieczeństwa informacji

• Administrowanie i zarządzanie panelem sterowania platformy EOD (WEBCON BPS), w tym zarządzanie dostępami użytkowników oraz nadawanie im odpowiednich ról i uprawnień, dostosowanych do potrzeb jednostek uczelni.
• Kontrola dostępu do platformy EOD (WEBCON BPS) na podstawie wniosków składanych przez firmy zewnętrzne uczestniczące w procesach wdrożeniowych, w tym nadawanie i odbieranie uprawnień.
• Tworzenie szczegółowych map procesów biznesowych, analizowanie ich przebiegu oraz identyfikowanie obszarów wymagających usprawnienia lub automatyzacji. Modelowanie procesów za pomocą narzędzi dostępnych na platformie EOD (WEBCON BPS), w tym projektowanie przepływów pracy (workflow), punktów decyzyjnych, etapów akceptacji oraz obsługi wniosków.
• Projektowanie, konfigurowanie i wdrażanie nowych procesów biznesowych oraz monitorowanie i optymalizacja procesów już funkcjonujących, tak aby zapewnić ich wydajność i zgodność z potrzebami uczelni. Przeprowadzanie testów nowych lub zmodyfikowanych procesów przed wdrożeniem.
• Tworzenie aplikacji wspierających różne obszary działalności uczelni, projektowanie i implementacja formularzy elektronicznych na podstawie przekazanych analiz.
• Konfiguracja procesów automatyzujących obieg dokumentów na uczelni oraz wdrażanie rozwiązań automatyzujących powtarzalne zadania (np. generowanie powiadomień i przypomnień).
• Udział w pracach dotyczących automatycznej wymiany danych pomiędzy EOD (WEBCON BPS) a innymi systemami funkcjonującymi na uczelni.
• Wprowadzanie usprawnień i zmian w istniejących procesach na podstawie analizy danych i zgłoszeń użytkowników, w celu podniesienia efektywności operacyjnej i uproszczenia obiegu dokumentów.
• Dostosowywanie procesów do regulacji wewnętrznych uczelni oraz przepisów prawa, w szczególności w zakresie ochrony danych osobowych (RODO) i zasad finansowych.
• Prowadzenie szkoleń dla pracowników uczelni z obsługi systemu EOD (WEBCON BPS).
• Rozwiązywanie bieżących problemów technicznych zgłaszanych przez użytkowników oraz reagowanie na problemy dotyczące dostępności lub wydajności procesów.
• Projektowanie raportów na podstawie danych gromadzonych w systemie EOD (WEBCON BPS), zgodnie z zapotrzebowaniem jednostek administracyjnych.
• Weryfikacja bezpieczeństwa danych przetwarzanych w systemie oraz zapewnianie zgodności z przepisami o ochronie danych osobowych (RODO) i regulacjami wewnętrznymi uczelni, a także reagowanie na wykryte nieprawidłowości.
• Tworzenie i aktualizowanie procedur w zakresie: wdrażania nowych funkcjonalności, konfiguracji i zarządzania uprawieniami, polityki bezpieczeństwa informacji na platformie Webcon BPS, zapewnienie poufności i integralności, polityki zarządzania incydentami, opracowanie planu minimalizacji ryzyka, przeprowadzania testów penetracyjnych.
• Uzgadnianie regularnego wykonywania backupów systemu oraz udział w procesie odzyskiwania danych w przypadku awarii. Współpraca z działem systemów i sieci uczelni oraz z dostawcą platformy w zakresie utrzymania serwerów i bazy danych.
• Aktualizacja rejestru czynności przetwarzania danych osobowych w systemie informatycznym, identyfikacja celów i kategorii przetwarzanych danych.
• Dokonywanie merytorycznego opisu dokumentów zakupowych dotyczących Sekcji Optymalizacji Procesów oraz składanie wniosków zakupowych w EOD w zakresie towarów i usług związanych z wymienioną jednostką.
• Współpraca z pozostałymi działami Centrum Cyfryzacji w zakresie rozwoju i integracji systemu EOD (WEBCON BPS) z infrastrukturą technologiczną uczelni.
• Opiniowanie merytorycznej części dokumentacji do SIWZ oraz udzielanie wsparcia merytorycznego w zakresie dokumentacji i zakupów oprogramowania w obszarze związanym z zakresem obowiązków.

Wymagane dokumenty należy składać w Centrum HR przy ul Warszawskie 24 w Krakowie, pok. 110 w budynku Wydziału Inżynierii Lądowej w godz. 7.00-15.00 lub przesyłając w formie elektronicznej na adres mailowy: [email protected] w terminie do 20.05.2026r. Teczka z dokumentami powinna zawierać dopisek: dotyczy konkursu na stanowisko starszy specjalista (K/M) [analityk Elektronicznego Obiegu Dokumentów (EOD)] w Sekcji Optymalizacji Procesów w BSiRU. W przypadku przesłania oferty za pomocą poczty elektronicznej w tytule maila należy wpisać: konkurs na stanowisko starszy specjalista (K/M) [analityk Elektronicznego Obiegu Dokumentów (EOD)] w Sekcji Optymalizacji Procesów w BSiRU. Politechnika Krakowska zastrzega sobie możliwość kontaktu jedynie z wybranymi kandydatami oraz prawo do powiadomienia o podjęciu decyzji w sprawie obsadzenia stanowiska jedynie wybranego kandydata. Złożone dokumenty można będzie odebrać w Centrum HR przy ul. Warszawskiej 24 w pok. 110 w dniach 08.06.2026 do 15.06.2026r. Dokumenty, które nie zostaną odebrane w tym terminie, ulegną komisyjnemu zniszczeniu. Informujemy, że na Politechnice Krakowskiej obowiązuje: Procedura przyjmowania zgłoszeń oraz podejmowania działań następczych na Politechnice Krakowskiej, przyjęta na podstawie ustawy z dnia 14 czerwca 2024 r. o ochronie sygnalistów, oraz Regulamin wynagradzania pracowników PK.